10 советов: как совместить командировку и отдых

Весной 2013 года компания HeadHunter провела опрос среди представителей 6 с лишним тысяч компаний.

• 47% опрошенных уверены, что без командировок, компания не сможет эффективно работать
• 79% опрошенных любят бывать в командировках
• Каждый второй офисный работник хотя бы раз бывал в командировке
• Каждый четвертый отправляется в командировки минимум 2 раза в год
• 57% поездок длятся 2-4 дня
• 88% командировок не выходят за территорию РФ

Совет 1. Подготовка

Во многих, особенно крупных компаниях, размещением сотрудников в командировках занимаются специальные службы. Они уже имеют договоры с гостиничными операторами. Как правило есть несколько вариантов отелей, чтобы выбрать наиболее удобный для работы и отдыха, лучше всего спланировать маршруты заранее и подобрать отель, который удобно расположен.

Перед поездкой необходимо подготовить компьютер к работе, скопировать все необходимые файлы, выяснить как получить в другой стране доступ в интернет. Можно заранее найти не далеко от отеля кафе с бесплатным Wi-Fi, если его не будет в отеле.

Совет 2. Выбор комфортабельности отеля

Как правило во всех компаниях, уровень затрат на гостиницу в командировке регламентируется бюджетом, зависящим от должности сотрудника, характера поездки и тому подобных факторов. В рамках одного и того же бюджета можно устроиться с совершенно различным комфортом. Рекомендуем обратить внимание на вещи, которые реально могут помочь в деловой поездке и сделать работу более эффективной – наличие хорошего интернета, копировального центра, возможности арендовать конференц-зал или комнату для переговоров.

Совет 3. Выходные в командировке

Планируя поездку, особенно в интересное место, можно заранее договориться с руководством о возможности задержаться в командировке на выходные, которые можно потратить на осмотр достопримечательностей или небольшое путешествие по окрестностям. В случае, если сотрудник берет на себя расходы, связанные с проживанием в этот период, то отказа, скорее всего, не будет. При этом необходимо отметить, что честное заявление в этом случае лучше, чем попытки искусственно затянуть сроки командировки, мотивируя их необходимостью решить какой-то вопрос в понедельник.

Совет 4. Самолет или поезд

Разумеется, есть такие места, куда довольно затруднительно добраться на поезде, однако если время в пути до точки назначения небольшое, то зачастую выгоднее отправиться на комфортабельном поезде, чем на самолете. Иногда стоит отправиться вечером из своего города на поезде с тем, чтоб утром быть в точке назначения, относительно свежим и выспавшимся, нежели рано утром ехать в аэропорт, проходить утомительные процедуры контроля, ожидания, посадки, добираться из аэропорта в город назначения.

Совет 5. Бронирование билетов

Заблаговременное бронирование билетов позволяет существенно сэкономить бюджет или в рамках бюджета получить более качественные условия и сервис в поездке. Кроме этого имеет смысл обратить внимание на выбор компании-перевозчика и их условий, типа самолета или вагона и т.д. Многие компании оказывают сервисные услуги для юридических лиц.

Совет 6. Таможня

При заграничной командировке, для того чтобы без проблем воспользоваться «зеленым коридором» на таможне, стоит заранее озаботиться изучением таможенных правил страны. Учитывайте что есть некоторые страны, в которых органы госбезопасности имеют право заглянуть в файлы на вашем компьютере или даже смартфоне. В некоторых же под запретом находятся программы для шифрования. Поэтому целесообразно все, что не предназначается для чужих глаз с собой не возить, а оставить на корпоративных серверах и получать к ним доступ через защищенное соединение.

Совет 7. Питание

Понятно стремление попробовать национальную кухню, однако не стоит в деловой поездке слишком экспериментировать. Отравление или аллергическая реакция в командировке может слишком дорого стоить. Лучше питаться понятными блюдами в приличных ресторанах и в международных сетях быстрого питания.

Совет 8. Одежда по сезону и погоде

Собирать гардероб в поездку следует исходя из погоды и планируемых встреч. Лучше всего взять с собой деловой костюм темного цвета и несколько рубашек. Деловой костюм можно отгладить в любой более или менее приличной гостинице.

Совет 9. Достопримечательности

Командировка – в первую очередь, деловая поездка, времени на посещение музеев и галерей, скорее всего, не будет. Однако любоваться архитектурой и природой можно в любое время. Прогулка по городу может насытить впечатлениями, однако не следует слишком отклоняться от туристических маршрутов.

Совет 10. Покупки

Совершенные в командировке покупки могут доставить немало удовольствия не только в плане воспоминаний о путешествия, но и в практическом смысле. Например, посетив Италию в сезон распродаж можно значительно пополнить гардероб за вполне разумную цену. В Юго-восточной Азии можно обзавестись электроникой. А с учетом существующей во многих странах практики возврата налогов при вывозе товаров, выгода будет довольно значительной.

Фото: thinkstockphotos.com