Как получить максимальную выгоду от использования топливных карт

Логистические компании, службы доставки и прочие организации, связанные с автотранспортом, давно пользуются топливными картами. Безналичные расчеты сами по себе удобны и практичны. С их помощью можно не только упростить оплату горючего на АЗС, но и получить немалую выгоду. О том, как использовать топливные карты на благо бизнеса, рассказываем в статье.

Компенсировать налоги

В цену любого вида топлива входит акциз и НДС. С первым ничего сделать нельзя, его уплачивают все потребители, а вот НДС можно вернуть. Право на это есть у всех компаний и индивидуальных предпринимателей, которые уплачивают налог на добавленную стоимость.

Механизм получения компенсации на первый взгляд выглядит просто. Необходимо собрать пакет документов (счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные), написать заявление и отправить в налоговую. ФНС рассмотрит доказательства и примет решение о применении вычета. Если документы в порядке, сумма налога уменьшается на размер НДС, уплаченного при покупке топлива.

В реальности собрать документы, необходимые для получения вычета, сложно. Поставщики горючего предоставляют необходимые бумаги медленно. Процесс значительно ускоряется и упрощается, если расчет производился по безналу. Компания-эмитент топливной карты сама запросит необходимые документы, обработает их и пришлет клиенту в готовом виде. Собранный пакет останется лишь передать в налоговую по запросу камерального контроля.

Контролировать сотрудников

Кражи и потери топлива становятся серьезными проблемами для компании, если она не занимается контролем собственных сотрудников. Водители с легкостью смогут слить и продать горючее, если заправка производилась по безналу. Чек при необходимости можно купить, а оборудование для отслеживания дизеля в баке или GPS-трекеры стоят достаточно дорого.

Чтобы сократить потери, можно использовать сравнительно простой метод. Достаточно перейти на безналичную оплату, и возможностей для краж станет меньше. Если идет заправка по топливной карте, водитель фактически находится под контролем руководителя. О любых несанкционированных действиях станет моментально известно начальнику отдела или другому ответственному лицу. Желание наживаться за счет средств работодателя пройдет само собой.

Экономить время

Если водители в компании заезжают на отдаленные заправки без видимой причины, бухгалтеры долго проверяют документы, а руководители самостоятельно раздают средства для покупки горючего, это оборачивается большими издержками. Но переход на безнал позволит быстро исправить ситуацию.

Бухгалтерам больше не придется работать с бумажными документами, вся информация приходит онлайн. Руководители смогут пополнять счет за минимальное время, а водители перестанут ездить кругами в поисках АЗС. Последнее станет возможным благодаря фирменным локаторам заправок, предоставляемым вместе с топливными картами.

Анализировать расходы

Используя аналитические сервисы, находящиеся в личном кабинете, можно значительно сократить расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Например, можно узнать, сколько бензина потребляет каждая из машин в среднем за месяц. Полученные значения стоит использовать в качестве ориентиров при установке лимитов. Благодаря ограничениям водители будут бережнее относится к горючему и станут ездить с оптимальной скоростью.