Что такое классификация ЭДО?

Современные организации все чаще рассматривают ЭДО и законы об электронном документообороте. Это дает возможность обмениваться с контрагентами бумагами через интернет, сокращая затраты на печать и доставку. Решающее значение имеет автоматизация. Важным аспектом организации и систематизации документов является классификация ДО. Это процесс, посредством которого файлы группируются в определенные категории в соответствии с их характеристиками, содержимым, значением и другими факторами. Названный подход помогает облегчить поиск, управление, хранение и обработку бумаг в цифровом виде.

На данный момент есть несколько вариантов классификации ЭДО:

функциональный подход, предполагающий группировку бумаг в соответствии с выполняемыми задачами и опциями организации. Например, выделяются категории для финансового или юридического отдела, отдела продаж и т.д. Такая практика направлена на систематизацию в соответствии с бизнес-процессами, облегчает поиск файлов и их доступность и не вызывает вопросов, как отправить договор по ЭДО;
классификация по типу документа. В этом случае бумаги группируются в соответствии с их форматом, например, письма, отчеты, протоколы и т.д. Часто файлы делятся по содержанию или теме;
систематизация бумаг по статусу или жизненному циклу. Здесь во внимание принимаются этапы их создания, хранения, использования или уничтожения. Это позволяет эффективно управлять документами на протяжении всего их существования и соблюдать требования законодательства по хранению и уничтожению.

Классификация ЭДО должна быть гибкой и адаптируемой к конкретным потребностям организации. Дело в том, что каждая фирма имеет свою специфику и требования в отношении документооборота, поэтому деление на категории должно осуществляться на основании этого.

Преимущества классификации ЭДО

Снижение времени и затрат на поиск нужного документа. Если нужна дата подписания документа в эдо, можно сразу перейти к нужной категории или подкатегории.
Простое управление и контроль. Автоматизированные системы позволяют быстро найти, отследить и контролировать документы на всех этапах их жизненного цикла.
Безопасность и защита данных. Правильно организованный документооборот позволяет ограничивать доступ к конфиденциальной информации только для авторизованных пользователей. Это уменьшает риск утечки и несанкционированного использования сведений.